U privrednim društvima, naročito u društvima sa ograničenom odgovornošću (DOO), jasno definisana ovlašćenja direktora u firmi i prava članova društva ključni su za nesmetano poslovanje. U ovom tekstu objašnjavamo ulogu i ovlašćenja direktora u firmi, obaveze direktora u firmi, prava članova društva (vlasnika), kao i najčešće situacije u kojima je pomoć advokata dragocena. Takođe, obrađujemo praktične aspekte promene članova u doo, direktora u doo, odnosno promene zastupnika u firmi koje sa moraju registrovati pred Agencijom za privredne registre (APR).
Ono što je najpre važno naglasiti jeste da ovaj blog ne predstavlja pravni savet. Svaki slučaj je specifičan i zahteva individualni pristup. Jedan pravni savet ili sprovođenje ove promene od strane advokata može Vam uštedeti dragoceno vreme, novac i zaštititi Vas od potencijalnih sporova.
U ovom blogu ćemo se baviti samo jednodomnom strukturom upravljanja u DOO – onom u kojoj društvo ima dva organa: 1. Direktor(e) i 2. Skupštinu (vlasnike firme), budući da je to najčešći oblik upravljanja DOO u Srbiji.
Pored gore navedenih tema, nastojaćemo da objasnimo zašto je osnivački akt u DOO veoma važan, te kako ugovor članova može biti koristan. Takođe, osvrnućemo se i na najvažnija praktična pitanja u vezi sa sprovođenjem promene podataka pri APR-u.
1. Zastupnici društva – direktor(i)
Budući da je društvo sa ograničenom odgovornošću poseban pravni subjekt, različit od svojih članova (osnivača/vlasnika), potrebno je da ga određeno lice zastupa i predstavlja.
Svako, DOO mora imati makar jednog direktora.
Ovo je jedna od ključnih razlika između preduzetnika i DOO. Preduzetnik je istovremeno i zastupnik i član, a takođe, preduzetnik nije posebno pravno lice sa posebnim subjektivitetom. Takođe, članovi DOO uživaju ograničenu odgovornost za obaveze društva (odvojenost prava i obaveza, imovine i sl), dok preduzetnici odgovaraju jedinstveno – ličnom i poslovnom imovinom, prema svim licima.
Ko može biti direktor u DOO?
Direktor može biti domaće ili strano fizičko lice, kao i domaće pravno lice. Ako je pravno lice imenovano za direktora, ono tu funkciju obavlja preko svog zakonskog zastupnika ili lica ovlašćenog posebnim punomoćjem.
Svi direktori se, prilikom imenovanja direktora u firmi ili promene direktora u doo, registruju u Registru privrednih subjekata pri APR-u.
Ovlašćenja i ograničenja ovlašćenja direktora u DOO
Direktor zastupa društvo prema trećim licima, vodi poslove firme i izvršava odluke skupštine.
Ukoliko firma ima više direktora, ovlašćenja direktora u firmi mogu biti takva da zastupaju društvo zajednički, ili samostalno.
S tim u vezi, ukoliko želite da ograničite ovlašćenja nekog direktora firme, na raspolaganju Vam stoje sledeće mogućnosti:
- Propisivanje zajedničkog zastupanja: Svi direktori zajedno donose odluke, što podrazumeva konsenzus svih direktora zajedno. Ukoliko dođe do sukoba u poslovođenju – ukoliko se neki direktor ne slaže sa nameravanom radnjom drugog direktora, direktor je ovlašćen da u tom pogledu zahteva uputstvo skupštine DOO.
- Ograničenje ovlašćenja supotpisom: Direktoru je potreban dodatni potpis za određene pravne radnje. Dakle, ovakav direktor zastupa samostalno, ali mu je potreban supotpis još nekog lica (unutar ili van firme) kako bi punovažno preduzeo odreženi pravni posao.
- Druga unutrašnja ograničenja direktora: Aktima DOO se mogu dodatno precizirati granice ovlašćenja direktora u DOO.
Sva ova ograničenja nisu obavezujuća prema trećim licima (van društva), osim kod zajedničkog zastupanja i obaveznog supotpisa i to pod uslovom da su ova dva ograničenja registrovana pri APR-u. Šta ovo znači? Ovo znači da možete propisati interna ograničenja različitih vrsta za direktore koja ostaju važeća, ali samo unutar firme (direktor bi bio odgovoran ako ih prekrši). Međutim, prva dva ograničenja mogu da se ističu i prema trećim licima (van firme) onda kada su ova ograničenja ovlašćenja direktora već registrovana u Registru privrednih subjekata pri APR-u (zajedničko zastupanje ili ograničenje supotpisom).
Kakve obaveze i odgovornosti imaju direktori u firmi?
Pored ovlašćenja direktora u firmi, važno je istaći i da postoje obaveze direktora u firmi. Tako, direktor u DOO je odgovoran za sledeće osnovne obaveze:
- Uredno vođenje poslovnih knjiga u DOO
- Tačnost finansijskih izveštaja u DOO
- Evidenciju odluka skupštine u koju članovi društva imaju uvid u DOO
Sve obaveze direktora u DOO proizilaze iz zakona i internih akata društva.
Kako se imenuje i razrešava direktor u firmi?
Prvo postavljanje direktora u firmi najčešće se obavlja već u samom osnivačkom aktu, koji osnivači donose jednoglasno prilikom osnivanja DOO. Nakon osnivanja firme, angažovanje direktora u doo podrazumeva da on odmah preuzima funkciju.
Ako se kasnije odlučite na dodatno imenovanje direktora u firmi, ukupan broj direktora mora biti usklađen sa osnivačkim aktom ili posebnom odlukom skupštine. Upravo zato je važno pravilno definisati sve okolnosti koje prate postavljanje direktora u firmi, kako prilikom osnivanja, tako i kasnije u slučaju da se ukupan broj direktora želi promeniti. U suprotnom, suočićete se sa obacivanjem registracione prijave od strane APR-a.
Novi direktor se imenuje odlukom skupštine, dok se isto telo stara i o razrešenju direktora.
Najčešći osnovi promene direktora u DOO
Mandat direktora najčešće prestaje istekom vremena na koje je imenovan, ostavkom (jednostran otkaz od strane direktora) ili razrešenjem (jednostran otkaz od strane društva). Kada dođe do promene direktora u doo, postupak mora biti precizno sproveden – bilo da se radi o isteku mandata, ostavci ili odluci skupštine.
Mandat direktora se može uvek produžiti, te tako izbeći istek mandata, dok je kod razrešenja direktora veoma bitno koji i kakav ugovor direktor ima zaključen sa firmom, o čemu pišemo u nastavku.
Ugovori sa direktorom i procedura kod promene direktora
Kod angažovanja direktora u doo, važno je znati da direktor može biti u radnom odnosu ili angažovan po ugovoru kojim se ne stvara radni odnos.
- U slučaju da direktor ima zaključen ugovor o radu, promena direktora u doo ne znači automatski i prestanak radnog odnosa. Zakon o radu propisuje posebne uslove za otkaz ugovora o radu od strane poslodavca – što je u ovom slučaju DOO-firma. Dakle, čak i kada dođe do promene zastupnika i evidentiranja promene direktora u APR-u, potrebno je sprovesti i proceduru prestanka ugovora o radu, što je posebna procedura regulisana posebnim zakonom – Zakonom o radu.
- Sa druge strane, ugovor o pravima i obavezama direktora, kojim se ne zasniva radni odnos, može da reguliše način raskida tog ugovora, kako bi se postigla predvidivost za obe strane. U svakom slučaju, dobro sastavljeni ugovori su ključni za pravilno i mirno poslovanje.
Zbog svega navedenog, veoma je važno koju vrstu ugovora zaključujete sa direktorom, a takođe, važno je i zbog poreskih aspekata, jer direktor u Srbiji mora imati određenu naknadu za svoj rad.
2. Skupština društva – članovi društva
Skupštinu u DOO čine svi članovi društva – vlasnici udela u procentualnom iznosu u društvu sa ograničenom odgovornošću. Prava članova u DOO ostvaruju se upravo kroz učešće u radu i odlučivanju u okviru skupštine firme, te kroz učešće u dobiti firme.
Nadležnosti skupštine društva
Skupština u DOO donosi najvažnije odluke za poslovanje društva: imenovanje i razrešenje direktora, usvajanje finansijskih izveštaja, izmene osnivačkog akta DOO, odlučivanje o likvidaciji društva, povećanju i smanjenju osnovnog kapitala, kao i o dodatnim uplatama koje ne povećavaju osnovni kapital (dokapitalizacija), i još mnogo toga.
Odluke se donose na sednicama ili van njih, u skladu s pravilima koja predviđa zakon i osnivački akt DOO.
Osnivački akt DOO – značaj i sadržina
Osnivački akt DOO je osnovni pravni dokument društva i njegov pravni temelj. On definiše unutrašnju organizaciju, nadležnosti, prava članova i druga ključna pitanja. Iako se osnivački akt DOO izrađuje prilikom osnivanja firme, on se može i naknadno menjati, i to delimično ili u celosti, ako za to postoji potrebna većina (saglasnost članovav DOO) u skladu sa zakonom i aktuelnim osnivačkim aktom DOO.
Posebna vrednost osnivačkog akta DOO leži u tome što se njime mogu drugačije urediti pojedina pravila koja predviđa zakon. Primeri uključuju:
- Povraćaj troškova osnivanja;
- Produženje obaveze čuvanja poslovne tajne za određena lica u društvu (zaposleni, zastupnici i dr.);
- Produženje zabrane konkurencije i nakon prestanka funkcije u drušvu u određenom trajanju;
- Neproporcionalna raspodela prava glasa ili učešće u dobiti;
- Različita pravila o tome kako se može preneti udeo u firmi i pravo preče kupovine;
- Ograničenja kod nasleđivanja udela, u slučaju smrti nekog od člana;
- Prava vezana za mogućnost zalaganja udela (kao kolateral).
Šta ovo znači? Ovo znači da su svi gore navedeni odnosi, kao i brojni drugi odnosi i pravila u društvu, već uređeni zakonom. U slučaju da propustite da ih drugačije uredite u osnivačkom aktu, primeniće se zakonska pravila. Budući da imate mogućnost da direktno utičete na budućnost svoje firme posredstvom osnivačkog akta, jedino pitanje koje se postavlja jeste – zašto ne iskoristiti ovu mogućnost?
Zato, osnivački akt DOO nije samo formalnost – on je temelj pravnog uređenja odnosa u firmi i mora biti pažljivo sastavljen, po mogućstvu od strane stručnog lica – advokata. Takođe, osnivački akt DOO je javan dokument kod svih firmi, koji se prilikom osnivanja i svake njegove promene uvek objavljuje na sajtu Agencije za privredne registre.
Ugovor članova u DOO
Pored osnivačkog akta DOO, članovi DOO mogu zaključiti i ugovor članova – interni pravni dokument koji reguliše njihove međusobne odnose u vezi sa firmom.
Ugovor članova DOO mogu potpisati svi, ili samo pojedini članovi DOO. Za razliku od osnivačkog akta, ugovor članova nije javan dokuemnt (ne objavljuje se) i obavezuje samo njegove potpisnike.
Jedna od najvažnijih funkcija ugovora članova jeste rešavanje blokada u odlučivanju – npr. ako tri člana sa jednakim udelima ne mogu da se dogovore o nekoj važnoj odluci, pa se rad firme parališe. Ugovor članova može predvideti mehanizme za prevazilaženje takvih situacija ili dogovor pojedinih članova o tome kako će glasati o određenim pitanjima na sednici skupštine DOO.
Ugovor članova ima svoju primenu i u drugim oblastima od međusobnog značaja članova u vezi sa društvom, budući da zakon ne postavlja jasnu granicu, niti spisak oblasti koje ovaj ugovor (ne) može da pokrije. Zbog toga može biti vrlo interesantan i koristan!
Pravo preče kupovine i ograničenje prenosa udela u DOO
Svaki član u DOO ima pravo preče kupovine ako drugi član želi da izvrši prenos udela trećem licu uz naknadu (licu koje nije član). Međutim, pravo preče kupovine može biti isključeno osnivačkim aktom DOO.
Pored prava preče kupovine, osnivački akt DOO može dodatno, odnosno drugačije ograničiti prenos udela, recimo zahtevajući prethodnu saglasnost skupštine ili drugog organa društva za prenos.
Zbog ovakvih specifičnosti, preporučljivo je da osnivački akt DOO sastavi stručno lice – advokat, jer osnivački akt u DOO direktno uređuje osnovno pravno uređenje sadašnjih i budućnih odnosa u Vašoj firmi.
Prenos udela – kako promeniti vlasnika DOO?
Vlasnici firme, jesu samo ona lica koja su registrovana pri APR-u. Promena vlasnika firme se u pravnom smislu ostvaruje kroz prenos udela određenog člana u DOO. Dakle, odgovor na pitanje kako promeniti vlasnika firme zapravo se nalazi u pravilima o tome kako preneti udeo u firmi. U praksi se to najčešće sprovodi zaključivanjem ugovora o prenosu udela u DOO.
Ugovor o prenosu udela, kao i ceo proces prenosa udela u firmi mora biti usklađen sa osnivačkim aktom DOO, jer svaki osnivački akt može sadržati posebne uslove za ovakav pravni posao.
Ugovor o prenosu udela može biti uz naknadu (slično ugovoru o prodaji) ili ugovor o prenosu udela bez naknade (slično ugovoru o poklonu).
Postupak prenosa udela se, načelno, sprovodi u sledeće tri faze:
- Zaključivanje predugovora i/ili ugovora o prenosu udela u firmi – ovaj dokument je ključan i mora jasno precizirati uslove prenosa;
- Registracija novog člana u Registru privrednih subjekata;
- Ažuriranje Centralne evidencije stvarnih vlasnika, obaveštavanje banaka, podnošenje poreskih prijava i druge tekuće radnje.
U složenijim transakcijama, kao što su spajanja i akvizicije (M&A), prenosu udela često prethodi Due Diligence proces i ispunjenje tzv. CP-jeva (prethodnih uslova transakcije) pre potpisivanja glavnog ugovora o prenosu udela u DOO.
Zavisno od okolnosti konkretnog slučaja, posledice mogu biti različite, jer i ovde postoje zakonska pravila koja će se primeniti u slučaju da ne ugovorite drugačije. Takođe, korisno je biti svestan i onih zakonskih pravila koja ne možete izmeniti međusobnim dogovorom, a primeniće se na Vaš odnos (imperativna pravila).
3. Postupci pred APR-om – kako se menjaju podaci o firmi?
Postupak promene u APR-u započinje podnošenjem registracione prijave, bilo u papirnoj, bilo u elektronskoj formi, uz dostavljanje prateće dokumentacije na osnovu koje se sprovodi promena u APR-u.
U slučaju prenosa udela, jedan od osnovnih dokumenata je ugovor o prenosu udela, dok je za promenu u APR-u u vezi sa razrešenjem i imenovanjem direktora, neophodna odluka skupštine društva. Pored navedenih, za ove i druge promene, često je potrebno dostaviti još neka dodatna dokumenta koja omogućavaju predmetnu promenu.
Zbog toga, važno je informisati se na vreme o celokupnoj potrebnoj dokumentaciji za sprovođenje svake pojedinačne promene podataka o firmi pred APR-om.
Koje promene se registruju pred APR-om?
U Registru privrednih subjekata pri APR-u, moguće je (i neophodno) izvršiti različite vrste promena podataka u vezi sa firmom, uključujući sledeće:
- promena poslovnog imena, prevod poslovnog imena,
- promena sedišta firme,
- otvaranje ili zatvaranje ogranaka,
- promena adrese elektronske pošte,
- imenovanje ili razrešenje direktora, prokurista i drugih zastupnika,
- promena u vezi sa članovima društva (lični i poslovni podaci),
- promene koje se odnose na kapital i udele članova,
- započinjanje ili prestanak likvidacije,
- statusne promene (spajanja, pripajanja, izdvajanja) i još mnogo drugih promena.
Da li postoje rokovi za registraciju promene pred ARP-om?
Za većinu promena u APR-u, rok za podnošenje registracione prijave iznosi 15 dana od dana nastanka promene u stvarnom svetu, kako bi se prijava podnela po redovnoj ceni. U suprotnom, ako se ovaj rok ne ispoštuje, za promenu u APR-u se plaća uvećana naknada.
Kod određenih promena ne postoji neblagovremenost, kao što je recimo kod osnivačkog akta – možete overiti osnivački akt ranije, te u bilo kom naknadnom trenutku podneti osnivački akt APR-u radi osnivanja firme. Zbog toga, važno je pre registracije pri APR-u proveriti i da li Vaša promena podleže obavezi blagovremenog podnošenja registracione prijave.
Održavanje podataka o DOO ažurnim pri APR-u je od suštinskog značaja, i to ne samo zbog blagovremenosti. Na primer, ukoliko ste promenili broj pasoša, a registrovani ste kao direktor sa starim brojem pasoša, može doći do nesporazuma u vezi s Vašim statusom, uključujući i moguće blokade bankovnog računa i problem poverenja ukoliko zastupate firmu pred trećim licima (budući da ste pri APR-u javno registrovani sa drugim identifikacionim dokumentom).
Isto važi i za promenu u APR-u koja se odnosi na adresu firme, naročito ako poslujete preko novog ogranka bez uredne registracije.
Da li se pri APR-u može promeniti više podataka o firmi odjednom?
Da, uglavnom je moguće. Više istovremenih promena u Registru privrednih subjekata je moguće izvršiti u okviru jedne registracione prijave, i to uz znatnu uštedu troškova. Ukoliko podnosite više registracionih prijava istovremeno, administrativna taksa za drugu i svaku narednu prijavu se smanjuje za 50%. Ova pogodnost čini višestruke promene u APR-u isplativijim za privredne subjekte koji žele da ažuriraju veći broj podataka u vezi sa firmom u isto vreme.
Ipak, pojedine prijave nije moguće podneti istovremeno sa drugim prijavama. Kako biste bili sigurni da možete da iskoristite ovu pogodnost, važno je prethodno utvrditi koje promene međusobno nisu u koliziji.
Kada promena u vezi sa firmom počinje da bude važeća?
Kod određenih promena u vezi sa firmom, pravno dejstvo nastaje samim činom promene u spoljnom svetu. Recimo, kod donošenja odluke o imenovanju direktora, funkcija direktora postaje važeća od trenutka donošenja odluke o imenovanju direktora, bez obzira na to u kom trenutku je direktor registrovan pred APR-om.
Međutim, kod nekih drugih promena podataka o firmi, pravno dejstvo promene nastaje tek registracijom pri APR-u, kao što slučaj sa promenom članova društva (prenosom udela). Dakle, Vi postajte vlasnik firme tek nakon što Vas APR upiše kao vlasnika.
Ponovo, advokat može biti od pomoći u toku samog postupka registracije svih promena pred APR-om, kako biste razumeli sve aspekte postupka u koji se upuštate.
Uobičajene greške i komplikacije
Prilikom sprovođenja promena u APR-u, greške se dešavaju i iskusnima. Ukoliko već poslujete u Srbiji, sigurni smo da ste se već susreli sa neuspelim registracijama pri APR-u, koje su u praksi veoma česte.
Najčešće greške su:
- pogrešno popunjene registracione prijave,
- nepotpuna ili neuredna dokumentacija,
- propuštanje zakonskih rokova,
- neuplaćivanje adekvatne administrativne naknade,
- nedovoljna informisanost o pravnim posledicama koje određene promene u APR-u nose,
- preveliki utrošak vremena na samostalno sprovođenje postupaka, uz uzastopne greške koje naposletku koštaju mnogo više.
Iako Zakon o privrednim društvima postavlja osnovni okvir za ove procese, pravilno sprovođenje promena u APR-u zahteva poznavanje i drugih propisa kojima se uređuje postupak registracije u Registru privrednih subjekata pri APR-u. Pored poznavanja ovih propisa, iskustvo u predmetnoj materiji i preciznost takođe nisu na odmet.
Bilo da je u pitanju promena direktora, prenos udela ili interni odnosi među članovima, dodatna vrednost koju Vam advokat može dati sastoji se u tome da se sve promene u APR-u sprovedu efikasno i bez neželjenih posledica u spoljašnjem svetu.
